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Wie man Rechnungen in der Buchhaltung erstellt

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Wer sich selbstständig gemacht hat und erste Kund:innen gewonnen hat, darf seine ersten Rechnungen schreiben. Dafür gibt es vorerst drei Möglichkeiten:

  • Rechnungen per Software erstellen
  • Rechnungen in Excel erstellen
  • Rechnungen in Word erstellen


Neben Softwares für die Rechnungserstellung gibt es online auch Rechnungsgeneratoren, die genutzt werden können. Generell sollte beachtet werden, dass nicht allein die Erstellung des Rechnungsbelegs Arbeit macht. Denn noch vor erbrachter Leistung muss meist ein Angebot erstellt werden und im Nachgang kann es passieren, dass Rechnungen storniert oder korrigiert werden müssen. Wer Rechnungen manuell erstellt, muss mit einem hohen Zeitaufwand rechnen, wenn etwas nicht reibungslos abläuft. Zum Beispiel das Mahnwesen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde und zeitaufwendig sind auch Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Zahlungsabgleich erledigt werden müssen. 

 


Rechnungen erstellen: Pflichtangaben

 

Alle, die wegen einer Neugründung oder neuen Selbstständigkeit zum ersten Mal eine Rechnung erstellen müssen, sollten die Pflichtangaben kennen. Denn dabei handelt es sich vor allem um die Anforderungen des Finanzamts, dem es um die Umsatzsteuer und um die Gewinnbesteuerung geht. Eine Rechnung sollte folgende Komponenten erhalten, damit sie vom Finanzamt akzeptiert wird:

  • Rechnungnsersteller:in: Firmenname und Adresse des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsempfänger:in: Firmenname und Adresse des/der Rechnungsempfänger:in
  • Steuernummer / USt.-ID: Die Steuernummer des/der Rechnungssteller:in ist Pflicht. Gehen Aufträge ins EU-Ausland, muss zusätlich die UID angegeben werden.
  • Nennung des Worts „Rechnung“, damit klar ist, dass es sich hierbei wirklich darum handelt
  • Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird
  • Rechnungsnummer: Jede Rechnung benötigt eine individuelle Nummer. Im Idealfall ist sie fortlaufend zur vorigen.
  • Leistungsdatum: Hier wird der Zeitpunkt der Lieferung oder der Zeitraum, bspw. bei einem mehrmonatigen Projekt, genannt.
  • Rechnungspositionen: Hier werden die Art der Leistung/Produkte aufgeführt, die Menge angegeben, der Einzelpreis netto, die Umsatzsteuer pro Rechnungsposition, der Gesamtbetrag brutto
  • Summe Nettobeträge: Rechnungssumme der Einzelpreise netto
  • Summe Mehrwertsteuer: Mehrwertsteuersumme der einzeln berechneten Umsatzsteuer
  • Summe der Bruttobeträge: Hier werden alle einzeln berechneten Bruttobeträge addiert. Dies ist der zu zahlende Betrag.
  • Zahlungsfrist: Bis wann die Rechnung bezahlt sein muss.
    Über diese vom Finanzamt vorgeschriebenen Inhalte hinaus, sind folgende Angaben in der Rechnung zusätzlich hilfreich:
  • die Bankverbindung
  • Angabe der Geschäftsführer:innen bzw. Inhaber:innen des Unternehmens
  • Handelsregister-Eintrag, falls vorhanden
  • Telefonnummer und Email-Adresse für Rückfragen, Web-Adresse

 

Wer über diese Pflichtangaben hinaus mehr Aufwand für die Rechnung betreiben möchte, kann sie mit der Corporate Identity und den Farben des Unternehmens designen. Das ist vor allem beim Aufbau von Marken sinnvoll, da das Rechnungsdesign ebenfalls Teil des Marketings ist. 

 


Die GOBD beim Erstellen von Rechnungen

 

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GOBD) greifen bei allen Unternehmer:innen und Selbstständigen gleichermaßen. Demnach ist der/die Unternehmer:in beim Erstellen einer Rechnung zu folgendem verpflichtet:

  • Ein elektronisches Rechnungsdokument darf in keiner Weise manipuliert werden können.
  • Elektronische Rechnungen müssen sicher aufbewahrt sein.
  • Die Rechnungen müssen vollständig aufbewahrt werden.

 

Die GOBD wurde wegen der Sorge der Finanzverwaltung geschaffen, dass Unternehmen und Selbstständige Umsätze nicht vollständig ausweisen, sondern „schwarz“ machen. Durch die GOBD wird also vermieden, dass Rechnungen einfach manipuliert oder gelöscht werden können und so dem Staat entgehen. Geschieht das, fehlen dem Staat Einnahmen aus der Umsatzsteuer und Ertragssteuern. So verweisen Finanzamt und Steuerberater:innen oft auf Softwares, die zur Rechnungserstellung genutzt werden. Weisen sie eine GOBD-Zertifizierung aus, sind alle Rechnungen rechtlich unproblematisch. Rechnungen hingegen, die manuell mit Word oder Excel erstellt werden, sind problematischer.

 

 

Rechnungsstornierung: was zu beachten ist

Sollte eine Rechnung nach bereits erfolgter Aussendung storniert werden müssen, muss dies rechtens geschehen. So muss diese Rechnung weiterhin nachgewiesen und mit dem Vermerk „Storno“ ausgewiesen werden. Das Storno sollten Sie immer begründen können, speziell wenn der/die Betriebsprüfer:in danach fragt. Die neue Rechnung, die statt der stornierten ausgesendet wird, sollte auf die vorige Rechnung Bezug nehmen. Das funktioniert z. B., wenn die Nummer der stornierten Rechnung mit aufgeführt wird. 

 

 

Regeln für elektronische Rechnungen

Alle Rechnungen, die Sie als Unternehmer:in erstellen müssen, dürfen in elektronischem Format erstellt und versendet werden, da sie im engeren Sinne maschinenlesbar sind. Maschinenlesbar bedeutet, dass ein Code, z. B. die Rechnungsnummer und der zu zahlende Betrag, hinterlegt ist, den eine Software auslesen kann. Eine digitale Signatur ist heute nicht mehr nötig.

 

 

Verschiedene Rechnungsarten

Um unterschiedliche Rechnungsformen voneinander zu unterscheiden, führen wir hier typische Arten auf, die im unternehmerischen Alltag vorkommen. Gute Rechnungssoftware unterstützen alle Rechnungsarten, die hier aufgelistet sind.

 

  • 1. Dauerrechnung

Leistungen, die wiederholt über eine gewisse Periode hinweg erbracht werden, können mit einer Dauerrechnung abgerechnet werden. Beispielhaft können wir hier Mietrechnungen nennen.

 

  • 2. Abschlagsrechnung

Setzen Sie ein größeres Projekt um, das sich ebenfalls über einen längeren Zeitraum hinzieht, können Sie nach Erbringung einiger Leistungen bereits eine Abschlagsrechnung erstellen. Diese dient als Teilzahlungsrechnung bis zum Ende des Projekts eine Schlussrechnung erstellt wird. Ein Beispiel ist der/die Entwickler:in eines Onlineshops. Er erstellt für den/die Kund:in zunächst eine erste Abschlagszahlung. Während des Projekts können weitere Abschlagszahlungen erfolgen bis der Shop fertig und das Projekt abgeschlossen ist. 

 

  • 3. Wiederkehrende Rechnung

Die wiederkehrende Rechnung wird häufig bei Abonnements verwendet. Daher wird sie auch als Abo-Rechnung bezeichnet. Hier erstellt der/die Unternehmer:in für jeden Leistungszeitraum eine separate Rechnung. 

 

  • 4. Gutschrift

Eine Gutschrift kann zwei Formen haben. Entweder handelt es sich um eine Abrechnungsgutschrift oder um eine Stornorechnung. Die Abrechnungsgutschrift verwendet der/die Unternehmer:in, wenn er/sie zum Beispiel die Provisionen seiner freien Handelsvertreter:innen abrechnet.

 

  • 5. Stornorechnung

Die Stornorechnung braucht ein:e Unternehmer:in, wenn beispielsweise eine Lieferung oder Leistung nicht zufriedenstellend bzw. mangelhaft ist oder wenn die Ursprungsrechnung einen oder mehrere Fehler aufweist. Die Stornorechnung neutralisiert die Rechnung, die ihr vorausgegangen ist. Beigefügt sollte eine aktualisierte, korrekte Rechnung mitgeliefert werden. Manche Unternehmer:innen sprechen bei der Stornorechnung auch von der Korrekturrechnung.

 

  • 6. Kleinbetragsrechnung

Bei Lieferungen und Leistungen bis 250 Euro kann eine Kleinbetragsrechnung erstellt werden. Dabei sind weniger Pflichtangaben erforderlich. In der Praxis ist die Kleinbetragsrechnung für den/die Unternehmer:in relevant, wenn er/sie selbst Leistungen einkauft. Wer nämlich die Vorsteuer bei der Steuererklärung abziehen will, muss darauf achten, dass die Rechnung oben genannte Pflichtbestandteile enthält. Bei einer Kleinbetragsrechnung reduziert sich der Prüfungsaufwand. 

 

  • 7. Quittung

Eine Quittung bestätigt eine bereits geleistete Zahlung. Eng verbunden mit der Kleinbetragsrechnung ist die Quittung. Denn bei Beträgen unter 250 Euro sind die Pflichtangaben bei einer Quittung identisch mit denen einer Kleinbetragsrechnung. Eigentlich können Sie davon ausgehen, dass alle Kleinbetragsrechnungen Quittungen sind.

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