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Rechnungserstellung: Rechnungen richtig schreiben

Rechnungserstellung: Rechnungen richtig schreiben

Wer sich selbstständig gemacht hat und zum ersten mal einen Kundenauftrag annimmt, muss sich im gleichen Zug auch damit auseinander setzen, wie eine Rechnung richtig erstellt wird. In diesem Beitrag erklären wir, wie die Rechnungserstellung funktioniert und worauf geachtet werden muss.

 

Pflichtangaben bei einer Rechnungserstellung

 

Jede gestellte Rechnung muss gewissen Pflichtangaben einhalten, die der Gesetzgeber und das Finanzamt vorschreiben. Demnach muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

 

  • Die Anschrift des Auftraggebers und des Kunden mit vollständiger Adresse
  • Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-ID des Auftraggebers 
  • Eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das Rechnungsdatum
  • Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum
  • Art und Menge des Produkts bzw. Beschreibung der zu liefernden Leistung
  • Der Preis (Netto, Brutto, USt.-Satz, USt.-Betrag und Gesamtsumme)

 

Wer seine Rechnungserstellung erleichtern möchte, kann auf Online Buchhaltungsprogramme zurückgreifen. Dort sind meist Rechnungsprogramme enthalten, die eine richtige Rechnungsvorlage zur Verfügung stellen.

 

Die Rechnungsnummer richtig erstellen

Die Rechnungsnummern müssen innerhalb des Geschäftsalltags des/der Selbständigen und Kleinunternehmer:in einmalig sein. Daher dürfen keine Nummern doppelt vergeben werden. Zudem sind Unternehmer:innen dazu verpflichtet, ein logisches System vorzuweisen.

 

Das bedeutet, dass jede Rechnung eine fortlaufende Zahlenreihe erhalten muss. Doch ein wenig kreative Freiheit bietet die Gesetzeslage doch noch: Ob Selbständige sich nun für fortlaufende Ziffern oder Buchstaben entscheiden, ist dem Finanzamt schlichtweg egal, Hauptsache diese verlaufen chronologisch.

 

Als Kleinunternehmer:in Rechnungen schreiben

Wie eine Rechnung zu erstellen ist und welche Angaben enthalten sein müssen, ist bis hierhin klar. Die Inhalte einer Rechnung können jedoch abweichen, wenn man ein Kleinunternehmen führt. Hier muss nämlich keine Umsatzsteuer aufgeführt werden, da alle Leistungen des/der Selbstständigen umsatzsteuerfrei sind.

 

Zusätzlich muss auf der Rechnung jedoch zu erkennen sein, dass es sich bei dem Unternehmen um ein Kleinunternehmen handelt. Eine Äußerung kann wie folgt lauten:

 

  • Umsatzsteuerfrei gemäß 19 UStG
  • Gemäß 19 UStG ist die Rechnung umsatzsteuerfrei
  • Aufgrund von 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet


Wie eine Rechnung gestaltet sein sollte

Ist eine Rechnung fertig geschrieben, kann sich dem Design gewidmet werden. Hier kommt es vor allem darauf an, in welcher Branche gearbeitet wird. Wenn man sich beispielsweise als Grafikdesigner oder Fotograf selbstständig macht, sollte eine Rechnung kreativer gestaltet sein als wenn man sich beispielsweise als Anwalt oder Wirtschaftsprüfer selbstständig macht.

 

Wichtig ist vor allem, dass das Logo des Unternehmens auf der Rechnung zu sehen ist – sollte den eins vorhanden sein, denn dadurch erkennen Kund:innen die zugehörigen Rechnungen schnell wieder.

 

Eine Rechnung richtig versenden

Wenn eine Rechnung dann final ist, muss sie natürlich an betreffende:n Kund:in gesendet werden. Dabei gibt es nicht viel zu beachten. Eine Rechnung kann per Post, als PDF via E-Mail oder ganz traditionell per Fax versendet werden.

 

Zeit und Geld kann gespart werden, wenn Rechnungen von einem zentralen Account und digital versendet werden.

 

Rechnungen nachträglich korrigieren

Wenn eine Rechnung versendet wurde, sich jedoch ein Fehler eingeschlichen hat, muss sie im Nachhinein korrigiert werden. Das kann z. B. passieren, wenn der/die Kund:in umgezogen ist und den/die Auftraggeber:in bittet, die Rechnungsadresse zu ändern.

 

Ebenso kann es vorkommen, dass der Rechnungsbetrag falsch kalkuliert wurde und nachgebessert werden muss. In diesem Fall sollte die Rechnung nicht einfach gelöscht, sondern professionell storniert werden und dann in korrigierter Form erneut ausgesandt werden.

 

 

Bei einer Storno-Rechnung muss die neue Version über den exakt gleichen Betrag ausgestellt werden, der auf der fehlerhaften Rechnung ausgewiesen ist – allerdings, und das ist wichtig, mit einem Minuszeichen davor. Mit Erhalt dieser Storno-Rechnung bei dem/der Kund:in, ist die verkehrte Rechnung somit neutralisiert.

 

Die Storno-Rechnung bekommt eine neue Rechnungsnummer. Erst im Anschluss kann der/die Selbstständige eine neue, korrekte Version erstellen, die wieder eine eigene Nummer bekommt. Am Ende gibt es in diesem Fall also drei Rechnungen, die an den/die Kund:in gehen und als Dokumente für die Steuererklärung an das Finanzamt bereitgehalten werden müssen.

 

Aufbewahrung und Verjährung einer Rechnung

In Deutschland beträgt die Verjährungsfrist für Rechnungen drei Jahre. Die Frist startet nicht an dem Tag, an dem sie erstellt wurde, sondern zu dem Zeitpunkt, an dem die Leistung oder Lieferung erbracht wurde.

 

 

Ein wichtiger Hinweis ist, dass die Verjährungsfrist immer am 1. Januar beginnt, unabhängig davon, in welchem Monat die Ware den Besitzer gewechselt hat oder die Dienstleistung ausgeführt wurde.

 

 

Selbständige und Kleinunternehmer:innen müssen all ihre Rechnung zehn Jahre lang aufbewahren und das gilt in beide Richtungen: Für Eingehende, die vom Unternehmer bezahlt werden müssen, und für Ausgehende, die er selbst stellt.

 

Rechnungen über Landesgrenzen hinweg

 

Sollten Selbständige Rechnungen innerhalb der EU ausstellen, greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Bei dieser Methode wird zwar die Umsatzsteuer fällig, aber nicht der Rechnungsschreiber zieht sie ein, sondern sie wird weitergegeben.

 

Das bedeutet, dass der Kunde sie direkt an das Finanzamt in seinem eigenen Land zahlt. Allerdings gibt es für Selbständige und Kleinunternehmer:innen eine Pflicht bei solchen Verfahren: Sie müssen eine zusammenfassende Meldung über die Transaktion mit dem EU-Ausland an ihr zuständiges Finanzamt schicken.

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