Welink Accountants Welink Accountants
Buchhaltung für kleine Unternehmen

Buchhaltung für kleine Unternehmen

Welink Accountants

Welink Accountants

Kleines Unternehmen, kleine Buchhaltung. Manche Gründer:innen oder neue Freiberufler:innen möchten die Kleinunternehmerregelung nutzen. Denn in diesem Fall profitieren sie von einer vereinfachten Buchführung und vielen Freiheiten. In diesem Artikel klären wir auf, welche Regeln es bei der Buchhaltung für Kleinunternehmen zu beachten gibt und ab wann ein Unternehmen nicht länger ein Kleinunternehmen ist.

 

 

Zusammenfassung:

 

1. Wann ist man Kleinunternehmer:in?

  • a. Neue Umsatzgrenze seit 2020

2. Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen: Rechtliches

  • a. Rechnungen für Kleinunternehmen: Angaben, die enthalten sein müssen
  • b. Als Kleinunternehmer:in alleine Buch halten

3. Aufbewahrung bei der Buchhaltung

 

 

1. Wann ist man Kleinunternehmer:in?

Um zu wissen, ob Sie Ihre Buchführung vereinfachen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie als Kleinunternehmer:in gelten. Es kommt dabei nicht darauf an, welche Rechtsform Sie ursprünglich gewählt haben oder wählen möchten. Auch eine GmbH kann beispielsweise als Kleinunternehmen gelten. Der Unterschied zu normalen Unternehmen liegt darin, dass für Kleinunternehmer:innen die Umsatzsteuer entfällt. Daher werden sie finanzrechtlich weitestgehend wie Nichtunternehmer:innen behandelt.

 

Neue Umsatzgrenze seit 2020

Seit 2020 gilt nach § 19 UstG die Kleinunternehmerregelung, die besagt, dass folgende Bedingungen erfüllt werden müssen:

  • Im Jahr der Antragsstellung beträgt der maximale Gesamtumsatz 22.000 (Ist-Umsatz), im vorigen Jahr maximal 17.500 Euro.
  • Im darauffolgenden Jahr darf der maximale Gesamtumsatz 50.000 Euro nicht übersteigen. Die Angabe basiert auf Schätzungen.

 

Alle, die gerade vor der Gründung stehen, können bei der Anmeldung beim Finanzamt entsprechende Angaben vornehmen, wenn sie als Kleinunternehmer:in eingetragen werden wollen. Wer zu Beginn der Anmeldung beim lokalen Finanzamt auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, muss zunächst fünf Jahre warten bis ein erneuter Antrag möglich ist. Innerhalb dieser fünf Jahre sind Sie dementsprechend zur Regelbeseteuerung, und an die Umsatzsteuer, gebunden.

 

2. Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen: Rechtliches

 

Da die Umsatzsteuer entfällt und weniger eingenommen wird als bei herkömmlichen Unternehmen, benötigen Kleinunternehmer:innen einen geringeren Aufwand für die Buchhaltung. Dabei gilt es folgende Unterschiede zu anderen Unternehmen zu beachten:

  • Die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) gelten nicht. Stattdessen können Sie sich an die Vorschriften zur vereinfachten Buchführung halten. Sie sind in § 4 Abs. 3 EstG hinterlegt.
  • Alle Einnahmen und Ausgaben müssen dokumentiert werden.
  • Bei der Dokumentation muss weder der richtige Steuersatz von 7 oder 19 Prozent noch die Vorsteuer berechnet werden. 
  • Die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt entfällt.
  • Pro Jahr müssen Sie nur eine einfache Jahres-Umsatzsteuererklärung abgeben, die die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten zwei Jahre auflistet.
  • In Rechnungen müssen Sie auf einen ausgewiesenen Steuerbetrag verzichten.
  • Es muss in Rechnungen auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden, denn dass auf den ausgewiesenen Steuerbetrag verzichtet wird, entspricht nicht der Norm.
  • Zur Gewinnermittlung werden alle Bruttobeträge, inklusive Mehrwertsteuer, addiert und davon werden alle Ausgaben, ebenfalls inklusive Mehrwertsteuer, abgezogen. Dies wird als Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bezeichnet. Eine solche Dokumentation muss auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt werden.
  • Kleinunternehmer:innen müssen keine Bilanzen übermitteln oder Inventuren durchführen.

 

 

Rechnungen für Kleinunternehmen: Angaben, die enthalten sein müssen

  • Vor- und Nachname und Anschrift des/der Kleinunternehmer:in
  • Name und Anschrift des/der Leistungsempfänger:in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der ausgeführten Dienstleistungen
  • Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UstG
  • Bruttoentgelt/Rechnungsbeitrag

 

 

Als Kleinunternehmer:in alleine Buch halten

Wenn Sie sich dazu entschließen, selbst Ihre Buchführung durchzuführen oder diese Aufgabe an Mitarbeiter:innen übertragen, sollten Sie darauf achten, eine aktuelle und Ihrer Branche angemessene Software einzusetzen; sei es DATEV, Lexoffice oder eine andere. 

 

 

3. Aufbewahrung bei der Buchhaltung

 

  • Sortieren Sie Ihre Unterlagen leicht nachvollziehbar und chronologisch. Die aktuellsten Unterlagen befinden sich idealerweise oben im Ordner. 
  • Alle Belege und Rechnungen sollten jeweils in einer Papierkopie und einer digitalen Version aufbewahrt werden.
  • Gruppieren Sie Auflistungen und Kontoauszüge nach Monat.
  • Wenn Sie eine Geschäftskasse für Ihr Geschaft führen, halten Sie entsprechen Buch. Da es sich hierbei um Ihren Bargeldbestand handelt, darf der Saldo nicht unter 0,00 Euro liegen.
  • Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für geschäftliche Unterlagen, um bei Überprüfungen schnell und einfach Einnahmen und Ausgaben nachweisen zu können.

 

Da es bei der Kleinunternehmerregelung immer mal wieder zu kleinen Änderungen kommen kann, ist es wichtig, dass Sie sich regelmäßig über die aktuelle Rechtslage und die Anforderungen informieren. Kleine Fehler können bereits zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Ggf. bietet es sich für Sie an, eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen, um alle Eventualitäten abzuklären.

Sind Sie Steuerberater?

Registrieren Sie Ihre Kanzlei im ersten Leitfaden für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer